会议的成败，场地的选择相当重要，应如何选择适当的会议场地，以下6个基本步骤都需考虑进去：

1. 确定会议目的。

2. 确定会议形态。

3. 决定实质上的需求。

4. 考虑与会者的期望。

5. 选择何种会议地点与设备。

6. 评估选择的正确性。会场

针对这6个步骤，兹将有关内容说明如下:

一、确定会议目的

大部分会议的目的是教育、学术交流、商业讨论、专业提高或社交联谊等多重目的；少数活动是单一目的。例如一般社团年会多半集合教育、学术交流、商业及休闲活动。而一般企业界会议的特色是激励性的研讨会结合休闲活动，如高尔夫球赛等。每一种会议有其特定理由、目的与期望，因此在考虑场地前要先了解清楚。

二、选择会议场地的工作清单

先列好工作清单，知道你在选择场地时需要注意哪些事项，如此更能帮助你正确选择适当的开会场地。

地区

1.费用(成本)与便利性。

2.是否邻近机场。

3.轿车或出租车是否足够。

4.充足的停车空间。

5.如果需要，接送交通工具是否充足，费用情况。

环境

1.当地有何观光点。

2.购物。

3.休闲活动。

4.天候状况。

5.环境是否良好。

6.餐厅。

7.当地治安是否良好。

8.社区经济状况。

9.当地给予外界的评价、过去会议举行情况。

10.当地会议局或观光旅游局支持与服务情况。

11.会议周边供应厂商的经验、设备是否足够，如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与方面。

设备

1.警卫人员与服务人员是否友好、做事效率如何。

2.大厅(lobby)是否整洁，吸引人。

3.报到处是否容易找到： 1)是否有足够房间供工作人员使用。 2)是否足以处理check-in/check-out的高峰时段。 3)接待处的人力是否足。

4.当人数众多时是否有足够的电梯设备。

5.询问处是否全天候有人值班。

6.立即回复有关电话询问，尽速转送留言。

7.对客人的服务： 1)药房。 2)礼品店。 3)柜台服务。 4)保险箱。

8.舒适、整洁的饭店住房： 1)家具是否完好。 2)现代化冲浴设备。 3)充足光线。 4)足够的衣橱空间与衣架。 5)烟雾警示器。 6)火灾逃生资料是否清楚。 7)冰箱和小酒吧。 8)走道是否整洁，包括清洁人员是否尽速清理通道、烟灰。 9)是否在每层楼有冰块和饮料。 10)电梯服务。 11)标准房与豪华房的大小。 12)是否有特别楼层提供特殊服务。 13)豪华套房的数量与形式，客厅、卧室尺寸和睡床类型的简介。 14)订房的程序和方法。 15)房间类别，如高楼层或低楼层，面海景或面山景。 16)每一种类别的房间数。 17)有多少房间数可以使用，如果需要，对早来晚走的与会者如何处理。 18)会议房价与一般房价如何。 19)何时能提供确定的会议房价。 20)是否需要保证数量与订金。 21)进房与退房的时间。 22)什么时间取消已预订的房间。 23)付款方式。 24)接受哪几种信用卡。 25)万一取消订房，退款方式为何。