能力验证提供者应建立和保持程序来控制构成其管理体系的所有文件（内部制订或来自外部的），诸如法规、标准、其他规范化文件、能力验证计划协议、检测或校准方法，以及图纸、软件、规范、指导书和手册。
文件的批准和发布
1 凡作为管理体系组成部分发布的所有文件，在发布之前应由授权人员审查并批准使用；提供者应建立用于识别管理体系文件的当前修订状态和分发的清单，或等效的文件控制程序，并使之易于获取，以防止使用无效和（或）作废的文件。
2 文件控制程序应确保：
a）在对能力验证计划有效运作起重要作用的所有作业场所都能得到相应文件的授权版本；
b）定期审查文件，必要时进行更新，以确保其持续适用并满足使用要求；
c）及时地从所有使用或发布处撤除无效或作废文件，或用其他方法保证防止误用；
d）出于法律或知识保存目的而保留的作废文件，应有适当的标记。
3 能力验证提供者制订的管理体系文件应有性标识。该标识应包括发布日
期和（或）修订标识、页码、总页数或表示文件结束的标记和发布机构。
文件变更
1 除非另有特别指定，文件的变更应由原审查和批准责任人进行审查和批准。
被指定的人员应获得进行审查和批准所依据的有关背景资料。
2 若可行，更改的或新的内容应在文件或适当的附件中标明。
3 如果能力验证提供者的文件控制系统允许在文件再版之前对文件进行手写
修改，则应确定修改的程序和权限。修改之处应有清晰的标注、签名缩写并注明日期。
修订的文件应尽快发布。
4 应制订程序来描述如何更改和控制保存在计算机系统中的文件。
要求、标书和合同的评审
1 能力验证提供者应建立和保持对要求、标书和合同的评审政策和程序。这些评审应确保：
a) 对包括所用的检测和校准方法、测量设备及能力验证物品在内的要求应予充分规定，形成文件，并易于理解；
b) 能力验证提供者有能力和资源满足这些要求；
c) 能力验证计划在技术上是可行的。当客户要求为特定目的而开展能力验证计划，或与通常提供的计划在不同水平、有不同参加频次要求时，该评审显得尤为重要。当能力验证计划在目录或其他公告中已有详尽描述，且参加者加入例行计划时，该评审可简化。
2 应保存包括任何变化在内的评审记录。在执行合同期间，就客户的要求或工作结果与客户进行讨论的有关记录，也应予以保存。
3 评审的内容应覆盖要求的所有方面，包括被能力验证提供者分包出去的任何工作。
4 适用时，对合同或商定的能力验证计划方案的任何偏离均应通知参加者和其他客户。
5 能力验证计划开始后如果修改要求或合同，应重复进行同样的合同评审过程，
并将所有修改内容通知所有受到影响的人员。