确定会议的场地后，在策划会场的布置方案时，有些必要的因素，要在方案中体现：
会议场地布置
一、 会议的主要信息
1、 会议名称、举办地点、召开时间;
2、 主办单位、协办单位等;
3、 方案的主题，也就是会场布置的主题;
4、 会场具体平面图，要包含停车场、消防通道;外围环境等。
二、 会场布置方案的概括介绍
1、 会场布置方案的创意;
2、 会场布置方案的色调;
3、 现场主要分区介绍。
三、 现场布置具体说明
1、 签到处介绍;
2、 嘉宾发言台设置;
3、 会场具体采用何种布置模式
4、 茶歇区布置和说明;
5、 洽谈区、同声传译区、分会场等其他功能区域布置说明。
四、 物料准备及使用设置
1、 背景板、签到台、横幅等说明及图示;
2、 内场桌椅布置平面图、发言台、麦克风等布置;
3、 现场主色调突出、其他装饰物点缀;
4、 发放的宣传资料、礼品、现场提供矿泉水、纸、笔等摆放方式;
5、 投影仪和大屏幕的位置、具体参数，多媒体设备、LED大屏的位置及说明;
6、 灯光的布局，是否需要补充灯光;
7、 地毯的使用及颜色;
8、 标识指示牌、消防通道的设置说明等。