1分类
文书档案分类主要运用年度、机构或问题、保管期限三个因素组合形成不同的分类方案。《归档文件整理规则》建议的文书档案分类方案主要有年度一机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）两种三级分类方法。同时提出，文件量少的单位可以采用"年度—保管期限"的二级分类方法。
在年度之下保管期限排在前面，便于档案移交。在各个年度内可以比较大块地搬动同一保管期限的档案，倒架调整的麻烦比较少。
在年度之下机构（问题）排前面，便于检索查找。因为查找档案的角度以问题为多。一般是查某一问题，或者查某一机构中的某一问题。先排机构（问题），在其下分保管期限，就意味着机构（问题）的档案集中排列。
2归类
在确定文件材料属于归档范围，并判定保管期限之后，就可以将文件材料按照分类方案放置到相应的位置。